Règlement général d’exploitation no 2 de l’Association canadienne de la musique country

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Qu’il soit édicté un règlement de la Corporation comme suit :

Définitions

Dans le présent règlement et dans tous les autres règlements de l’Association canadienne de musique country (ACMC) (la Corporation), à moins que le contexte ne s’y oppose :

“Loi” : la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif L.C. 2009, c. 23, y compris les règlements pris en application de la Loi, et toute loi ou tout règlement qui pourrait s’y substituer, tels que modifiés de temps à autre ;
“AGA” ou “assemblée générale annuelle” ou “assemblée annuelle des membres” : l’assemblée annuelle des membres.
“statuts” : les statuts initiaux ou reformulés ou les statuts de modification, de fusion, de prorogation, de réorganisation, d’arrangement ou de renaissance de la société ;
“conseil” : le conseil d’administration de la société et “administrateur” : un membre du conseil ;
Le terme “règlement” désigne le présent règlement et tout autre règlement de la Corporation, tel qu’il a été modifié et qui est, le cas échéant, en vigueur ;
L’expression “assemblée des membres” désigne une assemblée annuelle des membres ou une assemblée extraordinaire des membres ; l’expression “assemblée extraordinaire des membres” désigne une assemblée d’une ou de plusieurs catégories de membres et une assemblée extraordinaire de tous les membres ayant le droit de vote lors d’une assemblée annuelle des membres ;
“résolution ordinaire” : une résolution adoptée à une majorité d’au moins 50 % plus 1 des voix exprimées sur cette résolution ;
proposition” : une proposition soumise par un membre de la société qui répond aux exigences de l’article 163 (Propositions d’actionnaires) de la loi ;
“règlement” : le règlement établi en vertu de la loi, tel que modifié, reformulé ou en vigueur de temps à autre ; et
“résolution spéciale” : une résolution adoptée à une majorité d’au moins deux tiers (2/3) des voix exprimées sur cette résolution

Règlement n° 1
Points à l’ordre du jour

1.01 Sceau de la société

La société peut disposer d’un sceau sous la forme approuvée de temps à autre par le conseil d’administration. Si un sceau est approuvé par le conseil d’administration, le secrétaire de la société en est le dépositaire.

1.02 Exercice financier

Sauf décision contraire du conseil d’administration, l’exercice financier de la société se termine le dernier jour du mois de décembre de chaque année.

1.03 Exécution des instruments

Les actes, transferts, cessions, contrats, obligations, certificats et autres instruments peuvent être signés au nom de la Société par un administrateur et par le secrétaire-trésorier. En outre, le conseil d’administration peut, de temps à autre, décider de la manière dont la ou les personnes par lesquelles un instrument particulier ou une catégorie d’instruments peut ou doit être signé(e)(s). Toute personne autorisée à signer un acte au nom de la société peut y apposer le sceau de la société.

1.04 Arrangements bancaires

Les opérations bancaires de la Société sont effectuées avec les banques, sociétés de fiducie ou autres entreprises ou sociétés qui peuvent être désignées de temps à autre par le conseil d’administration ou sous son autorité. Tout ou partie de ces opérations bancaires sont effectuées dans le cadre d’accords, d’instructions et de délégations de pouvoirs que le conseil d’administration peut prescrire ou autoriser de temps à autre.

1.05 Interprétation

Pour l’interprétation du présent règlement, les mots au singulier incluent le pluriel et vice-versa, les mots d’un genre incluent tous les genres, et le terme “personne” inclut les individus, les personnes morales, les sociétés de personnes, les fiducies et les organisations non constituées en sociétés. Sauf indication contraire, les termes et expressions définis dans la loi ont la même signification lorsqu’ils sont utilisés dans le présent règlement.

1.06 Pouvoirs d’emprunt

Les administrateurs de la société peuvent, sans l’autorisation des membres, emprunter de l’argent sur le crédit de la société ;

1. Émettre, réémettre, vendre, nantir ou hypothéquer des titres de créance de la société ; donner une garantie au nom de la société et
3. hypothéquer, nantir ou créer de toute autre manière une sûreté sur tout ou partie des biens de la société, détenus ou acquis ultérieurement, afin de garantir tout titre de créance de la société.

1.07 États financiers annuels

La Société envoie aux membres une copie des états financiers annuels et des autres documents visés au paragraphe 172(1) (États financiers annuels) de la Loi ou une copie d’une publication de la Société reproduisant les informations contenues dans les documents. Au lieu d’envoyer les documents, la Société peut envoyer un résumé à chaque membre accompagné d’un avis l’informant de la procédure à suivre pour obtenir gratuitement une copie des documents eux-mêmes. La Société n’est pas tenue d’envoyer les documents ou un résumé à un membre qui, par écrit, refuse de recevoir ces documents.

Règlement n°2
Directeurs

2.01 Nombre de directeurs et quorum

Les affaires de la Corporation sont gérées par son conseil d’administration. Le nombre total d’administrateurs est de dix-huit (18) au maximum et de dix (10) au minimum.

Le conseil d’administration se compose de huit (8) administrateurs élus qui ont été nommés conformément aux règlements 7.13 et 7.14. Le conseil se compose également de deux (2) à dix (10) administrateurs nommés.

La majorité des deux tiers des administrateurs présents à une réunion du conseil dûment convoquée constitue le quorum nécessaire à la conduite des affaires de la société.

Tous les administrateurs doivent être âgés d’au moins dix-huit (18) ans, être des personnes physiques et avoir la capacité juridique de contracter.

2.02 Élection au poste de directeur

Les administrateurs élus sont élus lors de la réunion annuelle des membres pour un mandat de trois ans parmi les membres qui ont été nommés conformément aux règles de nomination en vigueur. Chaque candidat sera élu s’il obtient la pluralité des votes des membres reçus par le biais de la procédure de vote en ligne.

Le vote en ligne commence à la discrétion du conseil d’administration au moins 30 jours avant l’assemblée annuelle et se termine 7 jours avant l’assemblée annuelle.

Aucun vote par procuration ne sera autorisé, bien que le lobbying pour les votes soit accepté, le vote est limité à l’identification en ligne du membre et doit être soumis par cette personne.
Les élections auront lieu chaque année lors de l’assemblée annuelle des membres. À partir de 2011, trois (3) administrateurs seront élus ; en 2012, trois (3) administrateurs seront élus ; et en 2013, deux (2) administrateurs seront élus. Ce cycle triennal d’élection de trois administrateurs la première année, puis de trois administrateurs la deuxième année, et enfin de deux administrateurs la troisième année, se poursuivra après 2013.

Les administrateurs élus ne peuvent exercer plus de deux (2) mandats consécutifs (six ans) et doivent ensuite se retirer pendant au moins un an avant de se représenter.

2.03 Vote pour les directeurs

Les membres nommés ayant obtenu le plus grand nombre de voix lors de l’élection des administrateurs sont déclarés élus. En cas d’égalité des voix, le président de la réunion dispose d’une seconde voix ou d’une voix prépondérante.

2.04 Directeurs nommés

Entre deux (2) et dix (10) administrateurs désignés sont nommés par les administrateurs élus lors d’une réunion du conseil d’administration dûment constituée. Le mandat des administrateurs nommés doit être renouvelé chaque année. Il n’y a pas de limite au nombre de renouvellements pour les administrateurs nommés.

2.05 Vacance de la fonction

Le mandat d’un administrateur élu ou nommé devient vacant si l’un des événements suivants se produit :

si une ordonnance de séquestre est rendue contre eux ou s’ils font une cession en vertu de la loi sur les faillites ; ou
si une ordonnance est rendue déclarant qu’il s’agit d’une personne mentalement incapable ou incapable de gérer ses affaires ; ou
en cas de décès ; ou
s’il notifie par écrit au secrétaire/trésorier du conseil d’administration sa démission.

2.06 Président sortant

Le mandat du président sortant est d’une durée maximale d’un an et le seul candidat éligible sera le président sortant actuel. Ce poste sera automatiquement considéré comme l’un des sept postes d’administrateurs nommés, sauf si le candidat a déjà été élu et qu’il lui reste encore au moins
un an sur son mandat de trois ans. Dans le cas contraire, ce poste sera traité de la même manière que tous les autres administrateurs et membres du bureau.

2.07 Révocation des directeurs

Les membres peuvent, par résolution adoptée par au moins deux tiers des voix exprimées lors d’une réunion spéciale des membres convoquée à cet effet, révoquer tout administrateur avant l’expiration de son mandat et peuvent, par un vote majoritaire, élire toute personne pour le reste du mandat. Tout administrateur qui manque deux (2) réunions du conseil d’administration au cours d’une période de douze (12) mois, sans motif valable déterminé par le conseil d’administration, est passible de révocation immédiate du conseil d’administration. Tout administrateur qui ne maintient pas son adhésion en règle sera informé qu’il dispose de trente (30) jours pour effectuer le paiement et, si à la fin des trente (30) jours, l’adhésion n’est toujours pas payée, il pourra être démis de ses fonctions au conseil d’administration. Le conseil d’administration peut suspendre ou annuler la qualité de membre et/ou mettre fin au mandat d’un administrateur en exercice pour tout motif qu’il juge raisonnable au regard d’une norme objective, sur approbation des deux tiers des administrateurs lors d’une réunion dûment constituée du conseil d’administration.

2.08 Vacance des directeurs

Les postes vacants au sein du conseil d’administration (par exemple, si un administrateur démissionne, n’est pas en mesure d’achever son mandat ou est révoqué) sont pourvus par nomination par le conseil d’administration (si les administrateurs restants constituent un quorum) pour la durée non écoulée du mandat en question. En l’absence de nomination par le conseil d’administration à un poste d’administrateur élu vacant, ce poste reste vacant jusqu’à la prochaine assemblée générale annuelle des membres, au cours de laquelle les membres élisent un successeur à ce poste pour la durée du mandat restant à courir.

Règlement n° 3
Réunion du conseil d’administration

3.01 Convocation des réunions du conseil d’administration

Les réunions du conseil d’administration peuvent être convoquées à tout moment par le président du conseil d’administration, le(s) vice-président(s) du conseil d’administration ou deux (2) administrateurs. L’avis de convocation à une réunion du conseil d’administration est adressé à chaque administrateur de la société au moins quatorze jours avant la date de la réunion, selon l’une des méthodes suivantes : 1. remise en mains propres à la dernière adresse indiquée dans le dernier avis envoyé par la société conformément à l’article 128 (avis aux administrateurs) ou à l’article 134 (avis de changement d’administrateur) ; 2. envoi par courrier ordinaire affranchi à l’adresse de l’administrateur indiquée dans le dernier avis envoyé par la société conformément à l’article 128 (avis aux administrateurs) ou à l’article 134 (avis de changement d’administrateur). par courrier ordinaire affranchi à l’adresse de l’administrateur indiquée au point a) ; 3. par téléphone, par voie électronique ou par tout autre moyen de communication à l’adresse enregistrée de l’administrateur à cette fin ; ou 4. par un document électronique conformément à la partie 17 de la loi. La convocation à une réunion n’est pas nécessaire si tous les administrateurs sont présents et qu’aucun ne s’oppose à la tenue de la réunion, ou si les absents ont renoncé à la convocation ou ont autrement signifié leur consentement à la tenue de cette réunion. La convocation à une réunion ajournée n’est pas nécessaire si l’heure et le lieu de la réunion ajournée sont annoncés lors de la réunion initiale. Sauf disposition contraire du règlement, il n’est pas nécessaire que l’avis de convocation précise l’objet ou les questions à traiter lors de l’assemblée, à l’exception de l’avis de convocation des administrateurs qui doit préciser toute question visée au paragraphe 138(2) (Limites des pouvoirs) de la Loi qui doit être traitée lors de l’assemblée.

3.02 Première réunion du nouveau conseil

À condition que le quorum soit atteint, chaque conseil d’administration nouvellement élu peut, sans préavis, tenir sa première réunion immédiatement après l’assemblée annuelle des membres au cours de laquelle il a été élu.

3.03 Réunions régulières du conseil d’administration

Le conseil d’administration peut fixer un ou plusieurs jours au cours d’un ou de plusieurs mois pour des réunions régulières à un lieu et à une heure à déterminer. Une copie de toute résolution du conseil d’administration fixant le lieu et l’heure des réunions régulières du conseil d’administration est envoyée à chaque administrateur immédiatement après son adoption, mais aucun autre avis n’est requis pour ces réunions régulières. Les réunions du conseil d’administration se tiennent au siège de la société ou ailleurs au Canada ou, si le conseil d’administration le décide ou si tous les administrateurs absents y consentent, en un lieu situé hors du Canada. Les réunions du conseil d’administration peuvent également se dérouler par voie électronique si un quorum d’administrateurs consent à l’avance à la méthode de communication et si chacun dispose d’un accès égal. Si la réunion se déroule par voie électronique, tous les administrateurs participant à la réunion doivent pouvoir communiquer entre eux de manière adéquate. Le président confirmera le quorum et le secrétaire/trésorier enregistrera tous les votes.

3.04 Votes pour gouverner

Chaque administrateur dispose d’une voix. Lors de toutes les réunions du conseil d’administration, chaque question est tranchée à la majorité des voix exprimées sur la question ; en cas d’égalité des voix, le président de la réunion dispose d’une seconde voix ou d’une voix prépondérante. Les questions posées lors de réunions organisées par voie électronique sont tranchées à la majorité des voix.

Règlement n° 4
Dirigeants

4.01 Président

Lors de la dernière réunion des administrateurs avant l’assemblée générale annuelle des membres, le conseil d’administration élit un président, qui doit avoir siégé au moins un an en tant qu’administrateur immédiatement avant cette élection, et qui préside le conseil d’administration pendant un an à compter de l’assemblée générale annuelle des membres. Sous réserve du règlement 2.01. Le président occupera un poste bénévole/non rémunéré.

4.02 Président

Le conseil d’administration nomme un président lors d’une réunion du conseil d’administration dûment constituée. Le président est un membre du personnel rémunéré de la Corporation et n’est pas un administrateur. La durée du mandat du président est fixée par le conseil d’administration. Le président est chargé de la gestion et de la direction générales, sous réserve de l’autorité du conseil d’administration, des activités et des affaires de l’Association et a le pouvoir de nommer et de révoquer tous les employés et agents de l’Association qui n’ont pas été élus ou nommés par le conseil d’administration. Ils ont tous les autres pouvoirs et devoirs que le conseil d’administration peut prescrire. Le président doit avoir sa résidence permanente dans le pays du Canada au moment de sa nomination au poste de président et, à sa connaissance, pendant toute la durée de son mandat.

4.03 Nomination d’autres fonctionnaires

Le conseil d’administration nomme un ou plusieurs vice-présidents, un trésorier/secrétaire et tout autre membre du bureau que le conseil d’administration peut déterminer lors d’une réunion du conseil d’administration dûment constituée. Les membres du bureau ainsi désignés peuvent être ou non des administrateurs. Le mandat des membres du bureau ainsi nommés dure toute la durée du mandat du conseil d’administration.

4.04 Mandat et rémunération

Les conditions d’emploi et de rémunération des dirigeants élus ou nommés par le conseil d’administration ou les membres, selon le cas, sont fixées de temps à autre par le conseil d’administration. Aucun membre de la Corporation, qu’il s’agisse d’un administrateur, d’un dirigeant ou d’un employé, à moins que les conditions d’emploi et de rémunération d’un dirigeant ou d’un employé ne soient fixées par le conseil, ne peut prétendre à une quelconque rémunération ou indemnisation, à l’exception du remboursement des dépenses raisonnables qu’il a engagées dans l’exercice de ses fonctions à la demande de la Corporation ; toutefois, tout administrateur qui exerce ou qui est membre d’une société exerçant une activité commerciale ou professionnelle peut agir et se faire rembourser les coûts et frais professionnels habituels de toute activité professionnelle requise dans le cadre de l’administration des affaires de la Corporation. Le conseil d’administration peut révoquer à sa convenance tout membre du bureau de la Corporation et chaque membre du bureau élu ou nommé par le conseil d’administration reste en fonction jusqu’à l’élection ou la nomination de son successeur.

4.05 Secrétaire/Trésorier

Le secrétaire/trésorier veille à ce que les procès-verbaux de toutes les réunions des membres et des administrateurs soient consignés dans des registres tenus à cet effet ; le secrétaire veille à ce que tous les avis soient envoyés aux membres et aux administrateurs ; le secrétaire veille à ce que le timbre ou le dispositif mécanique généralement utilisé pour apposer le sceau de la société et tous les livres, papiers, registres, documents et autres instruments appartenant à la société soient conservés en toute sécurité ; le secrétaire s’acquitte de toutes les autres tâches que le conseil d’administration ou le président peut lui prescrire. Le secrétaire/trésorier veille à ce que toutes les procédures et politiques comptables régulières soient mises en place et à ce que les rapports soient établis sous la direction du conseil d’administration. Le secrétaire/trésorier s’acquitte de toute autre tâche prescrite par le conseil d’administration ou le président.

4.06 Fonctions des agents

Les fonctions de tous les dirigeants de la Société sont celles qui sont prévues dans leur contrat ou que le conseil d’administration ou le président peut prescrire. Tous les pouvoirs et devoirs d’un dirigeant pour lequel un assistant a été nommé peuvent être exercés par cet assistant, à moins que le conseil d’administration ou le président n’en décide autrement. Le conseil d’administration peut, de temps à autre, modifier, compléter ou limiter les pouvoirs et les fonctions d’un membre du bureau.

4.07 Vacance d’un bureau

En l’absence d’accord écrit contraire, le conseil d’administration peut révoquer, pour ou sans motif, tout dirigeant de la société. À moins d’être révoqué, un dirigeant reste en fonction jusqu’à la première des éventualités suivantes : 1. la nomination de son successeur 1. la nomination de son successeur, 2. sa démission, 3. la perte de sa qualité d’administrateur (s’il s’agit d’une condition nécessaire à sa nomination) ou 4. son décès. Si le poste d’un dirigeant de la Corporation est ou devient vacant, les administrateurs peuvent, par résolution, nommer une personne pour combler cette vacance.

Règlement n° 5
Protection des administrateurs et des dirigeants

5.01 Limitation de la responsabilité

Aucun administrateur ou dirigeant de la Corporation n’est responsable des actes, des quittances, des négligences ou des manquements d’un autre administrateur, dirigeant ou employé, ni de sa participation à une quittance ou à un autre acte de conformité, ni des pertes, dommages ou dépenses subis par la Corporation en raison de l’insuffisance ou du défaut de titre de propriété d’un bien acquis par ordre du conseil pour ou au nom de la Corporation, ni de l’insuffisance ou du défaut de toute garantie dans laquelle ou sur laquelle les fonds de la Corporation sont investis, ni des pertes ou dommages résultant de la faillite, de l’insolvabilité ou d’un acte délictueux d’une personne auprès de laquelle des fonds, titres ou effets de la Corporation sont déposés, ni des pertes occasionnées par une erreur de jugement ou un oubli de sa part, ni des pertes occasionnées par une erreur de jugement ou un oubli de sa part, de la faillite, de l’insolvabilité ou de l’acte délictueux de toute personne auprès de laquelle sont déposés les fonds, titres ou effets de la Corporation, ou pour toute perte occasionnée par une erreur de jugement ou un oubli de leur part, ou pour toute autre perte, dommage ou malheur quelconque survenant dans l’exercice de leurs fonctions ou en relation avec celles-ci, à moins que cela ne soit dû à une négligence ou à un manquement volontaire de leur part.

5.02 Indemnisation

Chaque administrateur et dirigeant de la Corporation, ainsi que leurs héritiers, exécuteurs testamentaires et administrateurs, respectivement, seront à tout moment indemnisés par la Corporation et dégagés de toute responsabilité : 1. Tous les coûts, charges et dépenses quelconques que ces administrateurs ou dirigeants supportent ou encourent à l’occasion d’une action, d’un procès ou d’une procédure, 2. les poursuites engagées contre eux en raison d’un acte, d’une action, d’une affaire ou d’une chose quelconque qu’ils ont faite, accomplie ou permise dans l’exercice de leurs fonctions, et 3. les autres coûts, charges et dépenses que ces administrateurs ou dirigeants supportent ou encourent à l’occasion d’une action, d’un procès ou d’une procédure. Tous les autres frais, charges et dépenses qu’il supporte ou encourt dans le cadre ou en relation avec les affaires de la Corporation, à l’exception des frais, charges ou dépenses occasionnés par leur propre négligence ou manquement volontaire.

Règlement n°6
Membre

6.01 Adhésion

Membres et membres de classe B. Le conseil d’administration de la Société peut, par résolution, approuver l’admission des membres de la Société. Les membres peuvent également être admis de toute autre manière prescrite par le conseil d’administration par voie de résolution. Les conditions d’adhésion suivantes s’appliquent : Membres de la catégorie A 1. Les membres votants de la catégorie A sont les personnes qui ont demandé et obtenu le statut de membre votant de la catégorie A de l’Association. 2. La durée de l’adhésion d’un membre votant de classe A est annuelle et peut être renouvelée conformément aux politiques de l’Association. 3. Comme le prévoient les statuts, chaque membre votant de catégorie A a le droit de recevoir un avis de convocation à toutes les assemblées des membres et d’y assister, et chaque membre votant de catégorie A a droit à un (1) vote par le biais de la procédure en ligne.

6.02 Transférabilité de l’adhésion

Un membre ne peut être transféré qu’à la Corporation. Conformément à l’article 197(1) (changement fondamental) de la loi, une résolution spéciale des membres est nécessaire pour apporter toute modification visant à ajouter, changer ou supprimer cet article des statuts.

6.03 Cessation de l’adhésion

L’adhésion à la Corporation prend fin lorsque : 1. le membre décède ou, dans le cas d’un membre qui est une société, la société est dissoute ; 2. un membre ne conserve pas les qualifications requises pour être membre ; 3. le membre démissionne en remettant une démission écrite au président du conseil d’administration de la Corporation, auquel cas cette démission prend effet à la date spécifiée dans la démission ; 4. le membre est exclu conformément à la section relative à la discipline des membres ou est radié conformément aux statuts ou au règlement intérieur ; 5. le mandat du membre expire ; ou 6. la société est liquidée ou dissoute en vertu de la loi.

6.04 Effet de la cessation de l’adhésion

Sous réserve des statuts, la cessation de la qualité de membre entraîne l’extinction automatique des droits du membre, y compris de ses droits sur les biens de la Corporation. Ces membres ne seront pas remboursés des cotisations versées.

6.05 Discipline des membres

Le conseil d’administration a le pouvoir de suspendre ou d’exclure tout membre de l’association pour l’un ou plusieurs des motifs suivants : 1. violation de toute disposition des statuts, du règlement intérieur ou des politiques écrites de l’association ; 2. comportement préjudiciable à l’association, tel que déterminé par le conseil d’administration à sa seule discrétion ; 3. pour toute autre raison que le conseil d’administration, à sa seule et entière discrétion, considère comme raisonnable, eu égard à l’objectif de l’association. Si le conseil d’administration décide qu’un membre doit être exclu ou suspendu de la société, le président, ou tout autre responsable désigné par le conseil d’administration, envoie au membre un préavis de vingt (20) jours pour la suspension ou l’exclusion et indique les raisons de la suspension ou de l’exclusion proposée. Le membre peut présenter des observations écrites au président, ou à tout autre responsable désigné par le conseil d’administration, en réponse à la notification reçue au cours de cette période de vingt (20) jours. Si aucune observation écrite n’est reçue par le président, ce dernier, ou tout autre responsable désigné par le conseil d’administration, peut notifier au membre qu’il est suspendu ou exclu de la société. Si des observations écrites sont reçues conformément au présent article, le conseil d’administration les examine pour prendre une décision finale et notifie cette décision finale au membre dans un délai supplémentaire de vingt (20) jours à compter de la date de réception des observations. La décision du conseil d’administration est définitive et contraignante pour le membre, sans aucun autre droit d’appel.

Règlement no 7
Réunion des membres

7.01 Assemblée annuelle

L’assemblée annuelle des membres se tient chaque année à la date et à l’heure que le conseil d’administration ou le président peut déterminer de temps à autre, dans le but de recevoir les rapports et les déclarations que la loi exige de présenter à l’assemblée annuelle des membres, d’élire les administrateurs, de nommer les auditeurs et de fixer ou d’autoriser le conseil d’administration à fixer la rémunération de l’auditeur, ainsi que de traiter toute autre question pouvant être dûment soumise à l’assemblée. Cette assemblée ne peut pas se dérouler par voie électronique.

7.02 Réunions extraordinaires

Le conseil d’administration doit convoquer une assemblée extraordinaire des membres conformément à l’article 167 de la loi, sur demande écrite des membres détenant au moins 5 % des droits de vote. Si les administrateurs ne convoquent pas l’assemblée dans les vingt-et-un (21) jours suivant la réception de la demande, tout membre ayant signé la demande peut convoquer l’assemblée. Si la Société choisit de mettre à disposition un moyen de communication téléphonique, électronique ou autre permettant à tous les participants de communiquer adéquatement entre eux lors d’une assemblée des membres, toute personne ayant le droit d’assister à cette assemblée peut y participer au moyen de ce moyen de communication téléphonique, électronique ou autre, de la manière prévue par la Loi. Une personne participant à une réunion par ces moyens est réputée être présente à la réunion. Nonobstant toute autre disposition du présent règlement, toute personne participant à une assemblée des membres en vertu du présent article et ayant le droit de voter à cette assemblée peut voter, conformément à la Loi, au moyen de tout moyen de communication téléphonique, électronique ou autre que la Société a mis à disposition à cette fin.

7.03 Avis de convocation Scrutateurs

La notification de l’heure et du lieu d’une assemblée des membres est adressée à chaque membre ayant le droit de voter à l’assemblée, par voie téléphonique, électronique ou par tout autre moyen de communication, pendant une période allant de vingt et un (21) à trente-cinq (35) jours avant le jour où l’assemblée doit se tenir. Si un membre demande que l’avis soit donné par des moyens non électroniques, l’avis sera envoyé par la poste, par un service de messagerie ou en mains propres. En vertu du paragraphe 197(1) (changement fondamental) de la Loi, une résolution spéciale des membres est nécessaire pour modifier les statuts de la Corporation afin de changer la manière de donner un avis aux membres ayant le droit de voter à une assemblée des membres.

7.04 Président, secrétaire et scrutateurs

Le président du conseil d’administration ou, en son absence, un autre administrateur nommé par le conseil d’administration, préside toute assemblée des membres ; si aucun administrateur n’est présent dans les quinze minutes qui suivent l’heure fixée pour la tenue de l’assemblée, les personnes présentes et habilitées à voter choisissent l’une d’entre elles pour présider l’assemblée. Si le secrétaire-trésorier du conseil est absent, le président désigne une personne, qui ne doit pas nécessairement être membre, pour remplir les fonctions de secrétaire-trésorier de l’assemblée. Si nécessaire, un ou plusieurs scrutateurs, qui ne doivent pas nécessairement être membres, peuvent être nommés par une résolution ou par le président avec l’accord de l’assemblée.

7.05 Personnes autorisées à être présentes

Les seules personnes autorisées à assister à une assemblée des membres sont celles qui, au moment de l’assemblée, sont inscrites dans les registres de l’Association en tant que membres de l’Association, les auditeurs de l’Association et les autres personnes qui, bien que n’ayant pas le droit de vote, ont le droit ou l’obligation d’être présentes à l’assemblée en vertu d’une disposition de la loi ou des statuts ou du règlement intérieur. Toute autre personne ne peut être admise que sur invitation du président de l’assemblée ou avec l’accord de l’assemblée.

7.06 Quorum

Le quorum de l’assemblée annuelle des membres (à moins qu’un plus grand nombre de membres ne soit requis par la loi) est de 50 votes par le biais de la procédure de vote en ligne par les membres habilités à voter à l’assemblée annuelle des membres. Si le quorum est atteint à l’ouverture de l’assemblée des membres, les membres présents peuvent traiter les affaires de l’assemblée même si le quorum n’est pas atteint pendant toute la durée de l’assemblée.

7.07 Droit de vote

Tout membre votant, quelle que soit sa catégorie, dûment inscrit au registre de la société, a le droit de s’exprimer et de voter à toute assemblée ordinaire, extraordinaire ou annuelle des membres de la société.

7.08 Procurations

Supprimé conformément aux amendements du 1er juillet 2019.

7.09 La main levée

Toute question soulevée lors d’une réunion des membres tenue par des moyens non électroniques est tranchée à main levée, à moins que, après un vote à main levée, un scrutin ne soit demandé ou exigé conformément aux dispositions ci-après. Lors d’un vote à main levée, chaque personne présente et habilitée à voter dispose d’une voix. Lorsqu’un vote à main levée a eu lieu sur une question, à moins qu’un scrutin ne soit requis ou exigé, une déclaration du président de l’assemblée indiquant que le vote sur la question a été adopté, qu’il l’a été à une certaine majorité ou qu’il ne l’a pas été, et une inscription à cet effet dans le procès-verbal de l’assemblée, constituent une preuve prima facie du fait, sans qu’il soit nécessaire de prouver le nombre ou la proportion des votes enregistrés en faveur ou contre toute résolution ou autre procédure relative à ladite question, et le résultat du vote ainsi effectué constitue la décision des membres sur ladite question.

7.10 Sondages

Après un vote à main levée sur toute question lors de réunions non électroniques, le président peut demander ou toute personne ayant le droit de voter sur la question peut demander un scrutin. Le scrutin ainsi demandé ou exigé se déroule de la manière prescrite par le président. Une demande de scrutin peut être retirée à tout moment avant le scrutin. Lors d’un scrutin, chaque personne présente a droit à une voix et le résultat du scrutin constitue la décision des membres sur ladite question.

7.11 Vote

En cas d’égalité des voix lors d’un vote à main levée, d’un scrutin ou des résultats d’un vote électronique, le président de la réunion dispose d’une seconde voix ou d’une voix prépondérante en plus de sa voix initiale.

7.12 Ajournement

Le président d’une assemblée des membres peut, avec l’accord de l’assemblée et sous réserve des conditions décidées par celle-ci, ajourner l’assemblée de temps à autre et d’un lieu à l’autre.

7.13 Élection du conseil d’administration

L’élection des administrateurs élus du conseil d’administration lors de l’assemblée générale annuelle des membres s’effectue par le biais d’une procédure de vote en ligne. Le conseil d’administration commence à solliciter des nominations de la part des membres au moins quatre-vingt-dix (90) jours avant la réunion annuelle des membres. Sous réserve des règles et règlements des articles 2.01 et 2.02.

7.14 Clôture des nominations pour l’élection des administrateurs

Les candidatures à l’élection des administrateurs sont closes quarante-cinq (45) jours avant l’assemblée annuelle des membres et, par la suite, aucune autre candidature n’est acceptée, sauf si une candidature est approuvée par 5 % des membres de la société.

7.15 Coût de la publication des propositions pour l’assemblée annuelle des membres

Le membre qui a soumis la proposition prend en charge les frais d’inclusion de la proposition et de toute déclaration dans la convocation à l’assemblée au cours de laquelle la proposition doit être présentée, à moins qu’une résolution ordinaire des membres présents à l’assemblée n’en dispose autrement.

7.16 Lieu des réunions des membres

Sous réserve du respect de l’article 159 (lieu des assemblées des membres) de la loi, les assemblées des membres peuvent se tenir en tout lieu du Canada déterminé par le conseil d’administration ou, si tous les membres ayant le droit de vote à cette assemblée en conviennent, à l’étranger.

Règlement #8
Avis

8.01 Mode de notification

Tout avis (ce terme inclut toute communication ou document) devant être donné, envoyé, remis ou signifié en vertu de la Loi, des statuts, des règlements ou autrement à un membre, un administrateur, un dirigeant ou un auditeur sera suffisamment donné s’il est remis par courrier électronique ou personnellement à la personne à laquelle il doit être donné ou s’il est remis à sa dernière adresse enregistrée dans les livres de la Société ou s’il est envoyé par courrier ordinaire ou aérien prépayé à sa dernière adresse enregistrée dans les livres de la Société ou s’il lui est envoyé à son adresse électronique par tout moyen de communication transmissible ou enregistré. Le membre doit s’assurer que son adresse postale et son adresse électronique sont exactes et à jour. La Société peut modifier l’adresse d’un membre, d’un administrateur, d’un dirigeant ou d’un auditeur dans les livres de la Société sur la base d’informations qu’ils jugent fiables. Un avis ainsi remis est réputé avoir été donné lorsqu’il est remis personnellement ou à l’adresse susmentionnée ; un avis ainsi posté est réputé avoir été donné lorsqu’il est déposé dans un bureau de poste ou une boîte aux lettres publique ; et un avis envoyé par tout moyen de communication transmis ou enregistré est réputé avoir été donné lorsqu’il est remis à la société ou à l’agence de communication appropriée ou à son représentant en vue de l’expédition.

8.02 Calcul du temps

Pour le calcul de la date à laquelle la notification doit être faite en vertu d’une disposition exigeant un nombre déterminé de jours de notification d’une réunion ou d’un autre événement, la date de la notification est exclue et la date de la réunion ou de l’autre événement est incluse.

8.03 Omissions et erreurs

L’omission accidentelle de notifier un membre, un administrateur, un dirigeant ou un auditeur, la non-réception d’une notification par un membre, un administrateur, un dirigeant ou un auditeur, ou toute erreur dans une notification n’affectant pas son contenu, n’invalide pas les mesures prises lors d’une réunion tenue sur la base d’une telle notification ou autrement fondée sur cette dernière.

8.04 Renonciation à la notification

Tout membre (ou son mandataire ou représentant dûment désigné), administrateur, dirigeant ou auditeur peut renoncer à toute notification qui doit lui être adressée en vertu d’une disposition de la loi ou des statuts de la société, et cette renonciation, qu’elle soit faite avant ou après l’assemblée ou tout autre événement pour lequel une notification doit être faite, remédiera à tout défaut de notification.

Règlement n° 9
Auditeur

9.01 Nomination et rémunération

Lors de chaque assemblée annuelle des membres, les membres nomment un auditeur chargé de vérifier les comptes de la Corporation, qui restera en fonction jusqu’à l’assemblée annuelle suivante des membres, étant entendu que les administrateurs peuvent combler toute vacance occasionnelle du poste d’auditeur. La rémunération de l’auditeur est fixée par le conseil d’administration.

Règlement no 10
Abrogation et modification du règlement

10.01 Abrogation et modification

Le conseil d’administration ne peut prendre, modifier ou abroger aucun règlement régissant les activités ou les affaires de la Corporation sans que le règlement, la modification ou l’abrogation ne soit confirmé par les membres par une résolution ordinaire. Le règlement, la modification ou l’abrogation n’entre en vigueur qu’après confirmation par les membres et sous la forme dans laquelle il a été confirmé. Le présent article ne s’applique pas aux règlements administratifs qui nécessitent une résolution spéciale des membres conformément au paragraphe 197(1) (changement fondamental) de la Loi.

10.02 Invalidité de toute disposition du présent règlement

La nullité ou l’inapplicabilité d’une disposition du présent règlement n’affecte pas la validité ou l’applicabilité des autres dispositions du présent règlement.

Règlement n°11
Médiation

11.01 Médiation

Les litiges ou controverses entre les membres, les administrateurs, les dirigeants, les membres des comités ou les bénévoles de la Corporation doivent, dans la mesure du possible, être résolus par la médiation prévue dans la section relative au mécanisme de résolution des litiges du présent règlement.

11.02 Mécanisme de résolution des litiges

Si un litige ou une controverse entre des membres, des administrateurs, des dirigeants, des membres de comités ou des bénévoles de l’Association, découlant des statuts ou des règlements ou de tout aspect des activités de l’Association, n’est pas résolu lors de réunions privées entre les parties, sans préjudice ou dérogation aux droits des membres, administrateurs, dirigeants, membres des comités, employés ou bénévoles de la Corporation, tels qu’ils sont définis dans les statuts, les règlements ou la Loi, et au lieu d’intenter un procès ou une action en justice, ce différend ou cette controverse sera réglé(e) par une procédure de règlement des différends comme suit : 1. Le litige ou la controverse est soumis à un médiateur indépendant choisi par les parties. Le médiateur rencontrera alors les parties en question pour tenter de trouver une solution entre elles. 2. Si les parties ne parviennent pas à résoudre le litige par la médiation, elles conviennent de s’en remettre à la législation et aux tribunaux de l’Ontario. 3. Tous les frais du médiateur nommé conformément au présent article sont supportés à parts égales par les parties au litige ou à la controverse.